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기업 내 가장 중요한 커뮤니케이션 수단인 전자우편 시스템을 안정적으로 운영하는 것은 기본 중에 기본이다. 기업 내 구성원과 의사소통은 물론 파트너와 협력사와도 전자우편을 통해 커뮤니케이션을 하기 때문이다. 이 때문에 기업 내 시스템 관리 담당자들은 무엇보다 이메일 시스템 관리에 많은 신경과 노력을 기울이고 있다.

국내 대표 게임 개발과 퍼블리싱 회사인 엔씨소프트(www.ncsoft.com) 사내 전산팀 장진혁 과장(사진)도 이런 고민을 하는 담당자 중 한명이다. 엔씨소프트는 1000여 명의 국내 근무자용 메일 시스템으로 마이크로소프트의 익스체인지 서버 2003을 사용하고 있다. 메일 시스템 관리자들의 고민은 무엇일까?

장진혁 과장은 “다운되지 않도록 시스템을 운영하는 것은 기본이고 사용자들이 원하는 메일 용량을 제공하기 위해서 필요한 시스템 투자에 대한 효과를 분석해야 합니다”라고 밝힌다. 그는 또 늘어나는 스토리지양도 적절히 관리해야 한다고 덧붙인다.

사내 구성원들은 자신들에게 할당된 메일 용량이 작다고 불만을 토로한다. 최근 포털들은 메일 용량 경쟁이 한창이다. 야후가 무제한 메일 용량 지원 서비스를 선언하자 마이크로소프트는 5GB의 라이브 메일을 선보였다. 2GB로 대용량 저장 공간을 제공했던 구글은 아름아름 사용량을 늘려주면서 6GB를 넘어섰다. 국내 포털들도 이런 대열에 합류하고 있다.

일상적으로 사용하는 개인 메일의 용량이 커지면서 개인당 200MB~300MB로 한정된 용량을 사용하는 사내 구성원들은 메일 용량을 늘려달라고 요구하기 시작했다. 장진혁 과장은 “대외 협력을 담당하는 직원들은 작성된 기획안 하나의 용량이 10MB가 넘습니다. 몇통 주고받으면 메일함이 꽉차게 된 것이죠”라고 설명했다. 그렇지만 메일 용량을 늘리기 위해서는 막대한 하드웨어 투자가 필요하다.

장진혁 과장은 “급격하게 증가하고 있는 이메일 데이터를 효율적으로 관리하는 것이 과제였죠. 또 매일 밤 기업 데이터를 호스팅하는 내부 서버의 데이터를 백업하는 작업 시간이 많이 소요됐습니다. 늘어나는 서버도 통합해 관리해야 했죠”라고 당시 상황을 설명했다.

방법이 없을까 고민하던 장진혁 과장은 하드웨어 증설 대신 이메일아카이빙 솔루션을 도입해 문제를 해결하는 방식을 검토하기 시작했다. 하드웨어 증설보다 효율적인 관리와 최소한의 하드웨어 증설을 요구하는 소프트웨어로 해법을 찾은 것. 메일 솔루션을 가동하는 ‘라이브 서버’에 저장되는 데이터를 백업받아 운영 속도와 성능을 높일 수 있고, 데이터 사이즈가 급증하면서 서버를 증설해야 되는 문제도 풀 수 있는 방법이 이메일 아카이빙이었기 때문이었다.

엔씨소프트는 지난 2007년 5월 관련 솔루션들에 대한 검토 작업에 착수했다. 엔씨소프트는 이메일 관리와 백업의 경우 관리 편의성은 기본으로 하고 100% 한글 지원이 되면서 메일 아카이빙 뿐 아니라 파일 아카이빙도 지원하는 제품이 필요했다. 또 이메일인덱싱 성능과 백업 윈도 감소도 고려했다.  엔씨소프트는 검토 결과 시만텍의 ‘시만텍 엔터프라이즈 볼트’를 최종 도입 제품으로 낙점했다.

이메일아카이빙 시스템을 도입하면서 개별 사용자들에게 한정된 용량을 제공했던 정책에서 ‘무제한’ 용량 제공으로 바꿨다. 내부 사용자들은 이런 정책 변경을 환영했다. 이메일아카이빙 시스템을 도입하고 나니 이용자들의 이메일 사용 방식에도 변화가 갔다. 전산팀이 안전하게 메일들을 백업 받아주면서 개인 PC에 저장했던 메일들을 모두 메일함으로 옮겨놓기 시작했다.

과거에는 사용자들이 자신이 생성한 .PST를 백업하는 것을 잊은 상태에서 재이미징(Re-Image) 작업중에 이 파일들을 제거하는 경우가 많았었는데 회사 서버에 이메일을 저장해 놓기만 하면 됐기에 이런 문제가 없어졌다. 

엔씨소프트는 두 달 정도 메일 서버에 저장시키고 나서 일정 용량이 넘어가면 자동으로 백업되도록 정책을 마련했다. 일일히 백업을 해야 하는 수고도 덜게 됐다. 용량이 늘어도 시스템을 증설하지 않아도 되고 적절한 시점에 백업을 하면서 ‘라이브 서버’의 성능도 안정적으로 관리할 수 있게 됐다.

장진혁 과장은 “한 달 정도 지난 메일은 잘 보지 않게되죠. 그런 메일은 회사에서 백업 받아 저장해 놓으면 필요할 때 검색해서 다시 확인할 수 있게 됐습니다”라고 말했다.

지난해 8월부터 사용하고 있는데 아직까지는 만족스럽다는 것이 장 과장의 견해다. 장진혁 과장은 “아직 1년이 안됐으니까 제대로된 투자 대비 효과를 산출할 수는 없지만  사용자 만족도도 올라가고 시스템 관리도 간편해졌습니다”라고 전했다.

엔씨소프트는 내년에는 현재 사용하고 있는 마이크로소프트 익스페이지 서버 2003을 후속 버전인 익스체인지 서버 2007로 업그레이드할 계획이다. 안전한 메일 관리와 검색, 정책 기반의 백업 시스템으로 제 성능을 내는 ‘라이브 서버’ 운용에서 통합커뮤니케이션 분야까지 확대하겠다는 것.