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오프라인서도 구글 문서도구 써 보자

2013.02.11

버스나 기차, 지하철에서 문서 작업을 해야할 경우가 종종 생긴다. 하필 나는 마이크로소프트 오피스나 한글과컴퓨터의 한컴오피스 대신 구글 문서도구를 쓴다. 인터넷에 접속해서 쓴다는 웹오피스 말이다. MS오피스나 한컴오피스만큼 정교한 작업은 할 수 없지만, 무료에 간단하게 작성한 뒤 공유하기가 좋아서 쓰고 있는데 이렇게 인터넷 접속 환경이 좋지 않은 상황에선 있으나마나다.

부랴부랴 에그에 스마트폰 테더링을 준비하지만, 생각만큼 접속이 원활하지가 않다. 이럴 땐 도대체 어떻게 해야 할까.

구글 문서도구 쓰다 인터넷 접속이 끊어지면 참 난감하다. 웹오피스의 최대 약점, ‘오프라인에서 쓸 수 없다’를 절감하는 순간이다. 구글은 이 약점을 극복할 방법을 하나 내놨다. 바로 구글 문서도구의 오프라인 버전이다.

다행히 구글은 이용자가 문서 작성하는 중에 수시로 해당 문서를 저장한다. 덕분에 쉬지 않고 문서 내용을 채우다보면 속도가 느릴 때가 간혹 있다. 문서가 날아가지 않고 저장되는 게 어디인가. 헌데 문제는 그게 아니라 하던 일을 마저 끝내야 할 때 발생한다. 그래. 오피스를 쓰는 게 무료이고 공유하기 좋아서도 있지만, 우선은 ‘문서작성’ 그 자체에 있지 않던가.

1. 크롬 웹브라우저부터 깐다

먼저 ‘오프라인 문서도구’를 미리 활성화해야 한다. 인터넷 접속이 끊어져도 쓰던 문서를 마저 완성할 수 있고, 인터넷이 다시 연결되면 그대로 구글에 저장된다. 이 편리한 기능은 구글이 서비스하는 웹브라우저 ‘크롬’에서만 작동하고 인터넷 익스플로러나 파이어폭스, 사파리, 오페라 등 다른 웹브라우저에선 쓸 수 없다.

2. 구글 문서도구 오프라인 설정한다

구글 문서도구는 이제 구글의 클라우드 저장소인 구글 드라이브 안으로 들어갔다. 구글 계정에 로그인한 뒤 ‘드라이브’로 이동하면 구글 문서도구를 쓸 수 있다. 그리고 오프라인에서 구글 문서도구를 쓰기 위한 설정을 하면 된다.

구글 드라이브에 가면 ‘더보기’ 메뉴가 있다. 이 단추를 누르면 구글 문서도구를 오프라인에서 쓸 수 있는 두 가지 설정을 하도록 돕는 화면이 나타난다. 먼저 ‘오프라인 사용 설정’을 활성화하고 크롬 웹브라우저 확장프로그램인 크롬용 구글 드라이브 웹앱을 설치한다.

▲크롬에 구글 드라이브 웹앱을 설치하고 나면 아래와 같이 구글 드라이브 단추가 보인다.

여기까지 마치고 나면 구글 드라이브에 있는 문서가 자동으로 내 컴퓨터에 있는 크롬 웹브라우저에 저장된다. 이 과정을 마친 문서는 제목 옆에 흐릿하게 ‘오프라인’이란 글자가 새겨지고, 인터넷이 연결되지 않아도 열어볼 수 있게 된다.

3. 오프라인에서 수정 가능한 문서는 워드와 슬라이드…스프레드시트는 열람만

구글 문서도구 중 오프라인에서 열어 볼 수 있는 건 워드 문서와 스프레드시트, 슬라이드이다. MS오피스로 치면 ‘워드’, ‘엑셀’, ‘파워포인트’이다. 이중 오프라인에서 편집하고 새로 문서를 만들 수 있는 건 워드와 파워포인트다.

 

구글 문서도구의 파워포인트인 ‘프리젠테이션’ 작업을 하다 인터넷 접속이 끊어지면, 위와 같이 번개모양 단추가 나온다. 오프라인 모드로 전환했다는 뜻이며, 새 슬라이드를 만들고, 기존 문서 내용을 편집할 수 있다. 다만, 제목 수정은 안 된다.

 

오프라인 모드에서는 작업하는 와중에 내 크롬 웹브라우저에 수시로 변경 내용이 저장된다. 인터넷에 연결됐을 때 ‘자동 저장’과 비슷하다.

다시 인터넷에 연결되면 위와 같이 오프라인 모드에서 온라인 모드로 바뀐다. 그리고 크롬 웹브라우저에 저장된 내용은 온라인상에서도 이용 가능하도록 바뀐다. 스프레드 시트는 오프라인에서 문서 내용을 볼 수 있으나, 수정은 불가능하다.

▲인터넷에 접속해서 이용할 때(위)와 접속이 끊어졌을 때(아래)

구글 문서도구 외에도 구글 캘린더와 메일도 비슷한 방법으로 오프라인에서 이용할 수 있다. 이때 두 서비스 모두 기존 일정이나 이메일 열람만 가능하다. 자세한 내용은 구글 문서도구 도움말구글 캘린더 도움말, 지메일 도움말을 참고하자. 구글은 오프라인에서 프레젠테이션이 가능하다는 설명을 아직 한국어로 제공하지 않는다.

▲구글 캘린더를 오프라인에서 사용하도록 활성화하면 위와 같이 크롬웹브라우저에 캘린더가 저장된다. 오프라인 항목에 ‘V’ 마크가 없으면 오프라인에서 이용가능한 상태는 아니다. 위와 같은 화면은 구글 드라이브에서도 확인할 수 있으며, 마찬가지로 구글 드라이브도 동기화가 완료돼야 오프라인에서 이용 가능하다. 따라서 오프라인에서 구글 드라이브와 캘린더, 지메일을 쓰려면 미리 준비를 해둬야 한다.

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