영상회의 예절, 나라마다 다르네

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‘휴대폰 전원 끄기.’, ‘옆사람과 떠들지 말기.’ 극장에서만 지켜야 하는 예절이 아니다. 사업을 위해 부득이하게 영상회의를 할 때에도 지켜야 할 예절이다.

통합 커뮤니케이션 솔루션 업체인 폴리콤은 10월28일 ‘기업의 영상회의 사용 용도 및 회의 에티켓’ 설문조사 결과를 발표했다. 폴리콤은 시장조사기관인 레드쉬프트 리서치와 함께 미국, 호주, 영국, 프랑스, 네덜란드, 인도, 폴란드 등 12개국 1205개 기업 의사 결정자를 대상으로 설문조사를 진행했다.

그 결과 영상회의 도중 가장 피해야 할 행동으로 ‘회의 도중 휴대폰 전원을 안 끄는 것(58%)’이 꼽혔다. 영상 회의 도중 휴대폰 벨소리가 들리면 회의 집중력이 깨진다는 이유에서다.

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설문 응답자들은 ‘대중 교통을 이용해 이동할 때나 매장과 같은 부적절한 장소에서 회의를 진행하는 것'(52%), ‘회의 도중 멀티태스킹 혹은 산만한 태도'(51%), ‘동료와의 대화, 음악, 소음 등 부적절한 이유로 인한 낮은 회의 집중력'(50%)도 영상 회의 방해 요소로 꼽았다.

설문 응답자들은 최적의 영상회의를 진행하기 위한 3가지 조건으로 ‘참석자 모두가 또렷하게 들을 수 있는 의사 전달력'(69%), ‘간단하고 사용하기 쉬운 사용법을 가진 영상 회의 솔루션 채택'(60%), ‘동료 또는 직원과 명확한 시선 일치'(58%)가 중요하다고 답했다. 영상회의를 진행할 때 소음 없는 곳에서 상대방과 의견을 나눌 수 있는 환경을 선호한다는 얘기다.

폴리콤이 이번에 발표한 보고서엔 영상회의 시 나라 간 문화 차이도 드러났다.

영국과 호주, 네덜란드, 러시아 기업은 주로 “영상회의 시 비즈니스 복장을 갖추지 않아도 문제 없다”라고 답했다. 싱가포르, 폴란드, 인도, 독일은 상황이 반대다. 이들 기업은 “격식 없는 복장은 회의를 산만하게 만든다”라고 답했다.

호주와 영국 기업은 아이들이 영상회의에 출연하거나 강아지가 영상 회의에 등장하는 것도 “괜찮다”라고 보았다. 영상회의를 좀 더 편한 마음으로 대하는 셈이다. 반면 러시아와 폴란드 기업은 영상회의라도 회사에서 일하는 것과 같은 복장을 갖춰야 한다고 답했다. 이들 기업은 “영상회의에 아이들이나 강아지가 등장하는 건 예의에 어긋나는 일”이라고 응답했다.

폴리콤 설문조사에 따르면 2013년 현재 응답자의 47%만 영상회의를 사용해 업무를 보고 있다. 대부분 e메일(89%), 전화통화(64%)를 사용하고 있다. 그러나 2016년이 되면 상황이 달라질 것으로 보인다. 응답자의 52%는 “3년 뒤 영상회의가 중요 의사소통 수단으로 자리잡을 것”이라고 답했다. 응답자의 51%는 e메일을, 37%는 전화통화를 중요한 의사소통 수단으로 꼽았다.

폴리콤은 국제적인 영상회의 예절 안내서인 ‘국제 비즈니스 협업 가이드’도 공개했다.

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