4곳으로 분산된 NIPA, 영상회의 ‘딱이야’

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사무실이 분산돼 있는 곳들은 어떻게 하면 실시간으로 의사소통을 잘 할지 고민합니다. 이렇게 해서 도입되고 있는 것이 바로 화상회의 시스템들이죠. 글로벌 기업들은 본사와 전세계 현지 지사를 화상회의시스템으로 연결해 필요할 때 의견들을 나누고 있습니다.

최근엔 탄소배출량도 절감할 수 있다면서 그린IT 분야의 대표 주자로 화상회의가 주목을 받고 있습니다. 정보통신산업진흥원의 최근 행보도 이를 잘 반영해 줍니다.

2009년 8월24일 3개 기관이 통합해 출범한 정보통신산업진흥원(이하 NIPA)는 서울 가락동에 본원이 있고, 서울 서대문구 상암동에 누리꿈스퀘어, 대전사무소, 인천 송도에 RFID/USN센터가 분산돼 있습니다. 이렇게 분산된 사무실에 근무하는 관계로 영상회의 도입 전까지는 회의 진행시 관련자들이 본원으로 출장을 와야하는 어려움이 있었습니다.

NIPA는 이 문제를 영상회의 시스템 도입으로 해결했다고 합니다.

nipaceo100111 정경원 NIPA 원장(사진)은 “NIPA는 IT분야 녹색성장의 리더로서, 영상회의뿐 아니라 그린IT 실천 범위를 지속적으로 확대하여 친환경 경영실천 분위기 확산에 일조해 나갈 것”이라고 강조했다.

이처럼 영상회의로 진행하면 연간 384회의 출장이 감소돼 이에 따른 출장비용과 이동시간의 근무시간 대체비용으로 9천 600만원을 절감할 수 있을 것이라고 하네요.

구체적으로 보면 간부회의에 참석하는 보직자 시외출장비를 기준으로 연간 4천 200만원 비용 절감이 예상되고 출장 1회 당 5시간이 소요되므로 연간 이동에 소요되는 1천 920시간을 근무시간으로 대체할 경우 5천 400만원 절감도 추정된답니다.

또 출장시 2000cc 승용차 기준 차량 1대에 2인이 탑승한다고 가정할 경우 6만 672km의 차량 운행이 감소돼 연간 6천 432kg의 탄소배출량이 절감되고, 이로 인해 연간 2천 100그루의 소나무를 심는 효과가 있을 것으로 예상된다는 대목은 눈에 띄네요.

이번에 도입한 영상회의 시스템은 모든 문서를 모니터로 확인하게 되므로 관련 자료를 출력할 필요가 없어 종이와 인쇄비를 연간 4백만원 정도 줄일 수 있답니다.

NIPA는 이번 확대간부회의를 시작으로 앞으로 NIPA에서 주관하는 주간회의와 확대간부회의는 물론, 인사위원회 등의 각종 위원회, 세미나, 워크숍까지 영상회의 활용 범위를 대폭적으로 확대해 나간다고 하는군요.

NIPA 대전사무소에 근무하는 김선봉 기본조성본부장은 “영상회의가 처음이라 소통에 어려움이 있지 않을까 걱정했지만 실제 경험해 보니 오히려 더 많은 정보를 편하게 전달할 수 있는 분위기였고, 회의를 마친 후 길거리에 시간을 버리지 않고 바로 업무에 복귀할 수 있어서 업무효율성이 높아질 것”이라고 말했습니다.

민간 기업에서 일상화된 화상회의 시스템이 정부 공공 기관들의 업무 시스템도 획기적으로 바꿀 수 있을지 기대되는 해입니다.

참고자료 : 산출근거

월간 총 4회 개최(간부회의 3회, 확대간부회의 1회)

ㅇ 간부회의 : 월간 3회, 매회 17명 참석
– 원장, 본부장(2), 단장(8), 센터장(2), 감사실장, 담당(3)
– 지역이동직원 : 5명(대전→서울 : 4명, 송도→서울 : 1명)
– 회의자료 분량 : 20page × 17명 = 340page
– 월간 회의개최횟수 : 3회

ㅇ 확대간부회의 : 월간 1회, 매회 47명 참석
– 원장, 본부장(2), 단장(8), 센터장(2), 감사실장, 팀장(30), 담당(3)
– 지역이동직원수 : 17명(대전→서울 : 13명, 송도→서울 : 4명)
– 회의자료 분량 : 40page × 47명 = 1,880page
– 월간 회의개최횟수 : 1회

출장비용 절감

ㅇ 월간 총 32회(간부×3회, 확대), ‘송도→서울’은 대전과 동일하게 반영

ㅇ 월간 총 비용 :  3,520,000원

이동시간 축소에 따른 인건비 절감

ㅇ 대전→서울 왕복 소요시간 : 5시간 가정

ㅇ 월간 총 이동시간 : 5시간 × 32명 = 160시간

ㅇ 인건비로 환산시 : 54,000,000원 추정

종이와 인쇄비 절감

ㅇ 월간 종이사용 감축 : 약 2,900page

ㅇ 연간 종이사용 감축 : 약 35,000page (A4용지 14박스 분량)

ㅇ 인쇄비 절감액 : 100원 × 35,000 = 3,500,000원

탄소배출량 감축

ㅇ 대전→서울, 차량 1대 2인 탑승, 2000cc 승용차 기준

ㅇ 대전→서울 1회당 탄소배출량(158km) = 33.5kgCO2

ㅇ 월간 536kgCO2 (33.5 × 16대)

ㅇ 연간 6,432kgCO2 규모의 탄소배출량 절감 가능

ㅇ 이산화탄소 3.0kgCO2를 상쇄하기 위해서는 소나무 1그루 필요

ㅇ 연간 2,100그루의 소나무를 심는 효과

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