일정 관리, 엑셀 버리고 ‘스마트시트’ 택한 까닭

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연초가 되면 많은 직장인들이 연간 계획을 세운다. 한 해 동안 할 일을 생각해보고 야심차게 일정을 짜고 그 일정을 엑셀에 그린 후에 출력해서 잘 보이는 곳에 붙여놓는다. 하지만 많은 시간을 들여서 그려낸 일정표는 시간이 지나면서 점차 잊혀지곤 한다. 계획은 종종 변경되기 마련인데 그 때마다 엑셀을 새로 그릴 수 없기 때문이다.

비단 연초가 아니어도 큰 프로젝트를 하거나 웹사이트 개편 등을 할 때에도 엑셀에 그려진 일정표가 등장을 한다. 이 또한 변경되는 일정이 반영된 경우를 좀처럼 보기 어렵다.

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작심삼일.(사진 출처 : 플리커 Dafne Cholet, CC BY 2.0)

나도 2013년에 한 해 일정을 계획하던 중 엑셀로 일정표를 그리려다가 나중에 수정하기가 어려울 것 같아 그만둔 적이 있다. 좋은 방법이 없을까 고민했다. 마이크로소프트에서 프로젝트 관리 용도로 만들어진 ‘MS 프로젝트'(MS Project)라는 프로그램도 있지만 개인이 구매해서 사용하기에는 너무 비쌌다. 엄두가 나지 않았다.

마침 클라우드 붐이 일던 시기였고 외국에서는 SaaS(Software as a Service) 형태의 생산성 도구가 많이 등장을 해서 혹시나 하는 마음에 새 프로그램을 찾아보기로 했다. 찾는 조건은 4가지로 잡았다.

  • 비싸지 않아야 함(MS 프로젝트는 너무 비쌈)
  • 간트 차트(Gantt Chart)간트 차트는 프로젝트 일정관리를 위한 바형태의 도구로서, 각 업무별로 일정의 시작과 끝을 그래픽으로 표시하여 전체 일정을 한눈에 볼 수 있다. 또한 각 업무 사이의 관계를 보여줄 수도 있다. <출처 : 위키피디아 '간트 차트'>close 기능
  • 클라우드 서비스(SaaS)
  • 협업 기능 제공

smartsheet_ad이 조건으로 구글링을 해보니 역시나 해외 쪽에는 좋은 클라우드 서비스가 많았다. 그렇게 검색을 통해 클라우드 기반의 프로젝트 관리 서비스 4개를 찾았다. 전부 가입해서 2주간 사용해본 후 최종적으로 결정한 서비스가 있다. ‘스마트시트'(Smartsheet)였다. 일단 비싸지 않았다. 50개 시트 사용에 월 25달러 정도였다. 간트 차트가 가능했으며, 클라우드 서비스이고, 이메일 기반으로 숫자에 제한없이 다른 사용자와 공유 및 협업이 가능했다.

구글 스프레드시트와 비슷하게 생긴 스마트시트는 칼럼 타입이 Text/Number, Date, Dropdown, Contact List 및 Checkbox 등으로 프로젝트를 관리하기 위한 Task 이름, 날짜, 상태관리, 담당자, 처리 여부 등을 표시하기 적합한 형태로 제공됐다. 시작 날짜와 종료 날짜 등 Date 타입이 두 칼럼만 있으면 간트 차트를 자동으로 생성할 수 있었다. 이 간트 차트 기능을 통해 예전 같으면 하루 종일 걸렸을 일정표를 30분 만에 그릴 수 있고, 언제든지 클릭 몇 번만으로 원하는 대로 수정할 수 있었다.

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오늘쪽에 자동으로 그려진 막대 그래프를 간트 차트(Gantt Chart)라고 부른다

그리고, 각 Task row에는 해당 Task에 대한 기록을 남길 수 있도록 코멘트와 파일 첨부 기능을 제공하고 있다. 다른 직원들과 협업 시 알람을 설정을 해놓으면 매일 아침 해당 시트의 변경사항을 정리해서 이메일로 보내주는 기능도 제공했다. 기능을 하나씩 배우면서 신세계가 열리는 것 같았다.

그렇게 스마트시트의 매력적인 기능을 하나씩 공부하다 보니 단순히 프로젝트 관리 용도를 넘어서 다양한 형태로 활용할 수 있을 것 같은 생각이 들었다. 그래서 사무실을 돌아다니며 동료들에게 스마트시트를 소개해주고 만들어주는 일을 시작했다. 개인 프로젝트 관리, 팀 회의록, 각종 신청서 입력 양식, 업무리스트 공유 및 협업, 신규직원 입사 프로세스 관리, 개발요청 진행상황 공유 등 하나 둘씩 만들어주다보니 어느덧 150개가 넘는 시트를 만들어 사용해오고 있다.

이제 사내에서는 스마트시트가 없이는 업무를 할 수 없는 동료도 생기고 대부분의 팀에서 스마트시트를 통해 생산성이 올라갔다는 피드백을 종종 듣는다. 사내에서 활용하는 것뿐 아니라 잘 아는 지인들 몇몇에게도 소개를 했는데 잘 도입해서 활용한다는 이야기도 들려왔다. 지난해부터는 페이스북에 스마트시트 사용자 그룹을 만들어서 새롭게 알게된 소식이나 팁을 공유하고 있다. 사람과 바둑을 두는 인공지능이 등장하는 시대에 엑셀로 일정표를 그리는 고된 수고는 더이상 하지 말아야 하지 않을까.

블로터아카데미 ‘나도 강사다’ 프로그램으로 정식 강좌를 개설한 남상수님이 기고한 글입니다.

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