업무시스템의 필요성 1 – 신속한 업무수행

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우리는 예전부터 그룹웨어라는 것을 사용해 왔다. 그룹웨어의 대표적인 기능은 전자결재이다.
과거의 기업에서는 결재판에 기안을 넣고 가서 결재를 요청했으며 그 자리에서 의견을 듣기도 하고 다시작성하라고 혼나기도하고, 그렇게 결재를 받았다.(드라마같은데서도 이러한 장면은 사라진지 꽤 오래 됐다.)

이러한 과정을 그룹웨어안에서 할 수 있도록 해 준 부분이 전자결재이다. 기업의 기본적인 구조 부하직원이 상급자에게 허락을 득하는 행위를 시스템으로 구현하여 제공하는 도구라고 볼 수 있다.(부가적인 기능으로 메일, 자료실, 의견교환을 위한 자료실등이 제공된다)

어찌보면 메일이라는 간단한 도구(비동기적으로 메세지를 주고 받는)로도 많은 일들을 한다. 메일에 인사, 확인, 약속 등의 기능이 없음에도 불구하고, 약속에 대한 확인을 받기도 하고 약속을 하기도 하고 자료를 주기도하고 인사를 하기도 한다. 

그룹웨어 역시 결재라는 간단한 기능으로 품의, 기획안제출, 아이디어 제공등의 다양한 기업활동을 한다.

하지만, 메일을 보다보면 느낄 수 있겠지만 순간 순간의 업무를 수행하는 것에는 유용하나 과거의 일들과의 연관속에서 업무를 수행하거나 업무를 구분하여 처리하고 워크플로우를 통한 업무수행을 하는 것 등 다양한 많은 일들에 대해서는 사람이 직접 해결해야한다. 이는 그룹웨어 역시 마찬가지이다.

이러한 요구로 인하여 발생되는 것이 업무시스템에 대한 필요성이 된다. 예를 들어 판매라는 행위를 계속적으로 수행을 하다보면 전체판매에서 특정유형의 판매가 몇%를 차지하는지 지난달에 비하여 이번달의 판매는 늘었는지, 고객응대를 잘 못했을 경우에 해당 고객이 다시 구매를 하지 않는다든지 다양한 레포트들을 보고싶어지게 된다.

하지만, 이러한 업무들을 하기 위해서는 기존에는 산발적으로 수행했던 일들을 모두 집계하여 엑셀이나 특정프로그램을 통해 모으고 이를 통해 분석을 해야만 했다. 이러한 결산작업을 하기 위해 월말마다 밤을 새거나 심한 업무스트레스를 받게 된다.

만약 값이 틀리다면, 비어있는 부분이 발생한다면 상상만해도 끔찍하다.

업무시스템이 구축되어 있다면 시스템상에서 자동적으로 결산업무를 해주어 집계가 되어 원하는 리포트까지 뽑아져 나오고 이는 매일 매일 볼 수 있어 기업의 시장에 대한 적극적인 대처가 빨라지고 신속한 의사결정으로 이어진다면 업무시스템의 가치는 매우 높다.

신속한 대응이 기업의 매출상승을 이어갈 수 있도록 할 수도 있으며 늦어버린 대응이 기업을 어렵게 만들 수도 있기에 기업은 업무시스템을 통한 신속한 업무처리가 필요하게 된다.

이로서 회사의 고급인력은 결산이나 통계값을 뽑기위해 본연의 임무를 소흘히 할 필요가 없게된다.

* 다음글에서는 기업의 투명성과 관련하여 SOX법과 이에 대한 시장의 움직임등에 대해서 소개해드리겠습니다.