김 부장은 얼마 전 도입한 오피스엔진을 사용해 어느 팀원이 어떤 부서의 기획을 어느 정도까지 진행했으며, 실제 그 업무를 담당자 본인이 하고 있는지, 아니면 다른 부서 구성원들과의 협업을 위해 일정 부분을 위임했는지 등의 결과를 한 눈에 실시간으로 확인할 수 있었고, 덕분에 기한 내에 보고를 성공적으로 마칠 수 있었다.
앞서 예를 든 과정은 많은 직장인들이 평상시 수행하는 업무들이다. 이런 업무는 정형화돼 있기보다는 비정형화돼 있다. 생산해 내는 정보들도 특정한 데이터베이스에 저장되는 것이 아니다. 비정형데이터를 지속적으로 만들어 내는 업무 과정을 프로세스로 관리하기는 쉽지가 않다. 하나의 제품에 대해 발주하는 프로세스는 각 단계별로 처리해야 될 업무가 명확히 구분돼 있지만 보고서 작성 등은 그렇지 않기 때문이다. 하지만 핸디소프트(
핸디소프트 황의관 대표는 “앞으로는 수시로 발생하는 다양한 업무까지 효과적으로 관리할 수 있는 조직이 더욱 발전할 것이다”라며, “핸디소프트는 오피스엔진이 제공하는 비정형 업무 관리와 BPM이 제공하는 정형 업무 관리를 통해, 고객이 급변하는 세계 시장에서 더욱 강력한 경쟁력을 갖출 수 있도록 노력하겠다”고 밝혔다.
메일 주고 받기와 관리자간 회의하기, 인터넷 메신저를 통한 전문가와 의견 교환하기 등 20%의 비정형 프로세스를 수행하기 위해 투입되는 시간과 비용이 전체의 80%를 차지하고 있을 때 비정형 프로세스에 대한 관리의 중요성은 정형 프로세스 관리만큼이나 중요하다.
오피스엔진은 비정형 프로세스나 업무 간의 진행 절차를 사전에 정의하는 제품으로,
관리가 어려웠던 자유로운 대화형 프로세스까지 업무의 가시성, 추적 가능성, 즉각 대응성 등을 부여해 정형 업무 프로세스만을 관리했던 기존 BPM(비즈니스 프로세스 관리)의 이점을 대폭 확장하는 제품이다.
특히, BPM의 능력을 이메일의 유연성과 조합해 탄생시킨 부분을 주목할 만하다. 다양한 이메일 클라이언트의 일정 관리와 연동시킬 수 있는 것.
‘업무 진행 현황의 실시간 모니터링’과 ‘활발한 협업’ 등 비정형 업무에 주로 사용하는
이메일의 한계를 극복하기 위해 업무의 생성, 할당, 하위 위임, 완료 기능을 제공함으로써 모든 프로세스를 손쉽게 파악할 수 있으며, 아웃룩(MS Outlook) 연동 및 알람 기능을 자유롭게 활용할 수 있다.
오피스엔진은 핸디소프트 미국 법인(핸디소프트 글로벌)을 통해 먼저 출시돼 현재 미국 정보기관과 ‘미국 원자력 규제 위원회(Nuclear Regulatory Commission: NRC)’ 등에서 사용하고 있으며, 국내 대기업과 통신사 등에서 도입을 검토하고 있는 것으로 알려졌다.
기업 고객들은 비정형화된 프로세스와 정형화된 프로세스 등이 혼재된 상황에서 이 모든 프로세스를 가시화하고 모니터링해 지속적으로 관리할 수 있다.
BPM 솔루션이 이런 비정형화된 프로세스를 얼마나 효율적으로 관리할 수 있을지 주목된다.
