식비 정산에서 문서보안까지, 프린터의 ‘진화’

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프린터는 사무실에서 비용절감의 대상이다. 꼭 필요한 기기지만 ‘주변기기’라는 인식 때문에 어쩔 수 없이 사무실 구석에 몰아넣는 장비다.

하지만 프린터나 복합기도 변화의 바람을 탔다. 기업의 문서와 이미지를 관리하는 CMS(Contents Management System)와 연동해 스캔한 이미지나 인쇄할 파일을 관리하는 것은 물론, 직원 입·출입 관리, 문서 보안, 심지어 직원식당 정산까지 프린터 솔루션이 담당하는 예도 있다.

비용 절감의 대상에서 생산성 향상의 도구로, 단순 인쇄용 사무기기에서 종합 관리 시스템으로 거듭나고 있는 프린터를 살펴보자.

신도리코가 제공하는 기업용 프린터 솔루션이 대표적이다. 신도리코는 사무기기와 솔루션을 한꺼번에 제공하지 않고, 기업별 환경에 맞춤 솔루션을 제공한다는 점이 특징이다.

국내에서 이용되는 기업 사원증 종류만 해도 약 480개에 이르니, 그에 따른 사원증 리더, 인사 데이터베이스도 천차만별일 수밖에 없다. 프린터·복합기와 프린터 솔루션을 함께 제공하는 경우 다양한 기업 환경과 잘 맞물리지 못한다는 단점이 있다. 기업이 구축한 시스템과 충돌을 일으켜 문제를 발생시키기도 하고, 프린터 업체가 제공하는 장점을 살리지 못하기도 한다.

기업마다 원하는 점이 다르다는 점도 신도리코가 맞춤 솔루션을 제공하는 이유다. 이를테면 보안이 요구되는 금융기업은 직원이 퇴사 후에도 일정 기간 직원의 출력 내용을 쫓을 수 있는 시스템을 요구하기도 하고, 전국 각지에 지점이 있는 유통업은 서울에서 저장한 문서를 전국 어디에서나 뽑을 수 있는 기능을 원하는 경우가 많다.

김희수 신도리코 솔루션추진부 부장은 출력 솔루션은 기업이 시스템을 구축할 때 가장 마지막에 고려하는 부분이라고 설명했다.

“출력 관련 솔루션은 기업에서 보통 맨 마지막에서 도입하기 때문에 모든 시스템이 전부 구축된 이후 기간망에 추가로 연결해야 하는 경우가 많습니다. 그러다 보니 고객의 기간망과 어떻게 부드럽게 연결되느냐가 고민거리죠. 사용자가 이미 이용하고 있는 네트워크나 시스템에 개별적으로 맞추는 방법이 기업 시스템과 가장 잘 맞추는 길입니다.”

신도리코의 솔루션을 도입한 유통업계 A는 출력기기를 기존 시스템과 비교해 80%가량 감소시키고, 복합기의 대당 출력 효율을 높였다. 출력 시스템과 기업의 기간망을 연결해 전자문서를 쉽게 공유할 수 있도록 구축해 업무 효율을 높인 덕분이다.

재미있는 시스템을 꾸민 기업도 있다. 기업 기간망과 모세혈관처럼 연결되는 출력 시스템을 이용해 직원 식당의 월말 식대를 계산하는 솔루션을 도입한 온라인 기업 B 사례다.

기업 B는 모든 사원의 사원증과 신도리코 프린터 솔루션이 연계돼 있다는 점에 착안했다. 전사원의 출입 관리와 직원 식당의 월말 정산 시스템을 신도리코 솔루션과 연계했다. 기존에 이용하던 ‘식대장부’가 프린터 업체의 맞춤 솔루션 속으로 들어온 셈이다. 단순한 출력용 사무기기에 불과하던 시스템에 창의적인 기능을 불어넣은 사례로 꼽힌다.

한국후지제록스도 기업 기간망과 연동하기 위한 프린팅 솔루션으로 ‘후지제록스 글로벌서비스(FXGS)’를 내세우고 있다. 후지제록스의 문서보안 기능인 ‘이미지 로그’ 솔루션은 복합기 이용에 대한 모든 정보를 서버에 저장해 문서 출력이나 유출 여부를 진단해주는 솔루션이다.

이미지 로그 솔루션은 사용자 인증 절차를 거쳐 복합기를 이용하도록 했다. 복합기 이용 정보는 서버에 저장된다. 누가, 언제, 어떤 출력물을 몇 장이나 출력했는지 알려준다. 그림도 문자인식기능(OCR)으로 처리해 관리한다.

기밀정보로 분류된 문서는 아예 출력할 수 없도록 하거나 문서가 유출되더라도 사용자의 출력현황과 출력한 문서 이미지를 검색해 문서를 유출한 사용자와 유출된 문서가 무엇인지를 추적할 수 있다. 보안 때문에 금지어로 설정해 놓은 단어를 포함한 문서는 특별 관리해 출력, 복사, 스캔, 팩스전송 시 관리자에게 메일을 통해 금지 문서 출력 상황을 알려주는 기능까지 갖췄다.

한국후지제록스는 지난 7월 21일, 메트라이프 생명과 문서환경 개선을 위한 업무 협약을 체결했다. 한국후지제록스는 메트라이프생명 본사를 포함해 전국 지점에서 이용하고 있는 복합기·프린터 1천여대를 통합 관리할 예정이다.

메트라이프는 후지제록스의 프린팅 솔루션을 도입해 중요 문서에 대한 보안을 강화하고, 장비관리 및 모니터링 등 부가 업무를 한국후지제록스에 일임해 직원들이 핵심업무에 집중하는 효과를 기대하고 있다.

메트라이프생명 직원들이 주로 제작하는 제안서, 교육자료 등 다양한 문서 업무에 대한 총체적인 서비스를 위해 메트라이프생명 사내 문서출력센터를 운영하며, 문서 제작에서부터 발송, 관리에 이르는 모든 업무를 일괄 수행할 예정이다.

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