[블로터포럼] “스마트폰으로 일한다고 스마트워크인가?”

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스마트폰과 태블릿 등 다양한 스마트 기기가 등장하면서 각 사무실마다 모바일 오피스 구축 붐이 일고 있다. 한발 더 나아가 기존 업무 방식을 좀더 똑똑하게 처리하겠다는 ‘스마트워크’ 열풍까지 불고 있다.그러나 우린 알고 있다. 괜히 준비 없이 외부에 보여주기 위해 움직였다가 실패한다는 걸. 그런데 알면서도 매번 시행착오를 한다. 단순히 솔루션을 도입해 적용하면 될 거라는 안일한 생각을 했거나 지속적인 모니터링을 통한 개선에 별다른 투자를 단행하지 않았기 때문이다.

국내에서는 포스코와 KT가 앞장서 스마트워크와 모바일 오피스 환경을 구축하고 있다. 모바일과 태블릿을 통해 외근이나 출장때도 원활하게 회사 업무를 볼 수 있게, 불필요한 종이 결재 대신 e메일을 통한 전자결재를 통해 직원들이 원활하게 근무할 수 있는 환경을 만들어 나가고 있다. 행정 복합 도시인 세종시를 건설하고 있는 정부로서도 서울과 대전, 세종시로 흩어져 있는 인력들간 원활한 업무 진행이 현실적인 문제로 대두되고 있다. 이를 위해 정부는 지난해 7월  “2015년까지 공무원과 직장인 등 30%가 사무실에 출근하지 않고도 일할 수 있는 ‘스마트워크’를 국가 전략 과제로 추진한다”라고 발표했다. 올 초 행정안전부는 올해 수도권 등에 10개의 스마트워크 센터를 구축하고 2015년까지 50개 스마트워크센터를 만든다는 구체적인 계획도 밝혔다.

그렇지만 이런 물리적인 센터 마련이 곧바로 스마트워크로 이어지지는 않는다. e메일이 기업 내부의 의사소통에 적용되고 있지만 여전히 국내 대기업은 물론 정부 공공 기관은 문서를 출력해서 보고하는 일들이 많다. 회의에 들어가서도 마찬가지다. 노트북들이 지급돼 있지만 또 관련 자료를 출력해서 회의를 진행한다. 기존 의사소통 방식과 일하는 방식을 변화시키기 위해 임원들이 솔선수범해야 한다며 교육을 시켰지만, 문제는 임원들의 눈치를 살피는 직원들이다. 임원 입장에서도 챙기고 배워야 할 것들이 많다. 거북스럽기는 임원들도 마찬가지다. 도대체 뭘 어쩌란 말인가.

이런 상황에서 한국마이크로소프트가 스마트워크에 대해 새로운 접근법이 필요하다고 주장하고 나섰다. 그동안 마이크로소프트를 비롯한 수많은 IT 기업들은 자사의 다양한 솔루션을 판매하기 위해 ‘스마트’를 이야기하고 있다. 그렇지만 정보화가 안 돼 일하는 방식이 똑똑해지지 않은 건 아니다. 솔루션이 분명히 뒷받침돼야 하지만 그것이 성공을 위한 필수조건은 아닌 셈이다.

이 때문에 사전 점검은 무엇보다 중요하다. 국내 기업에서 많은 이들은 하루에 대략 10~11시간 정도 일한다. 이 중 e메일을 보내는 등 의사소통에 사용하는 시간은 2시간, 회의에 2~3시간, 보고서 작성에 2~3시간, 나머지는 검색과 외근, 담소 등에 사용된다. 직장인들의 하루 일과는 문서 작성과 의사소통, 회의에 상당히 많은 시간을 보내기 때문에 이 부분을 개선시킬 수 있는 스마트워크 계획안을 마련하는 것부터 시작해야 한다.

지난 2년간 스마트워크 관련한 컨설팅을 진행해 온 정우진 한국마이크로소프트 수석 컨설턴트 말을 들어보자. “모 업체가 최근 사무실을 이전하면서 스마트워크와 관련된 컨설팅 의뢰가 있었습니다. 단순히 솔루션을 구매해서 이렇게 저렇게 활용하라는 것이 아닙니다. 현재 회사의 일하는 방식을 일정 기간 노조의 동의를 얻어 모니터링하고 나서 새로운 방식과 새로운 공간을 마련합니다.  하루종일 회사에서 일하는 지원부서와 회사 밖에서 많은 시간을 보내는 영업 부서에게는 공간과 지금되는 물품도 서로 다르죠. 이 회사의 경우 새로운 사무실로 옮겨가고 나서 또 3개월 가량은 초기에 마련했던 것들이 맞았는지 지속적으로 모니터링 할 계획입니다.”

바뀐 서울시 관련 사례도 들려줬다. “이미 서울의 새로운 시장이 자신의 사무실 공간 자체를 줄인다고 해서 화제가 됐습니다. 자신은 밖에 나가서 일을 더 많이 하는 사람이라는 것이죠. 보통 임원실이 12평에서 13평 정도인데요 최근엔 3~4평으로 줄이고 있는 추세입니다. 기존 공간은 줄이는 대신에 새로운 공간들을 더 많이 만들어 내는 것이죠. 마이크로소프트 호주의 경우에도 이미 새로운 공간 구성에 들어갔습니다.”

이승식 한국마이크로소프트 부장도 “솔루션을 이야기 안할수 없지만, 그래도 고객들의 환경을 이해하고 개선점을 제공할수 있도록 컨설팅 역량을 강화하고 있다”라며 “조만간 관련한 협력 소식도 있을 것”이라고 덧붙였다.

이번 블로터포럼에서는 한국마이크로소프트를 방문해 진정한 스마트워크란 무엇인지, 스마트워크 환경을 구축하기 위해서 필요한 것은 무엇인지에 대해 이야기를 나눠봤다.

  • 일시: 2011년 11월9일(수) 오후 4~6시
  • 장소: 마이크로소프트 회의실
  • 참가자: 이승식 한국마이크로소프트 마케팅 부장, 정우진 한국마이크로소프트 수석 컨설턴트, 도안구 블로터닷넷 미디어랩장, 이지영 블로터닷넷 기자
  • 도안구 : 요즘 스마트워크란 말이 자주 나온다. 각 기업들도 자사에 스마트워크 환경을 구현하겠다며 적극적인 모습을 보고 있다. 마이크로소프트가 왜 스마트워크 환경에 관심을 가지고 있는지, 또 고객들의 경우 스마트워크 구현를 위해 무엇이 필요한지 이야기를 듣고 싶다.

    정우진 수석 : 내년부터 지방자치단체 혁신도시 이전 등 엄청나게 많은 공기업이 지역으로 내려가게 된다. 이 과정에서 신청사를 개설하면서 정부기관들이 스마트워크에 대해 관심을 가지기 시작했다. 스마트워크 인프라를 만들어 달라는 것이다. 이 때문에 관련 프로젝트도 많이 생겨난 상태다. 이는 정권이 바뀐다고 해서 하루 아침에 끝날 문제가 아니다. 정권이 바뀌어도 스마트워크 환경에 대한 관심은 계속된다.

    국내 뿐만이 아니라 전세계적으로 지금 스마트워크에 대해 많은 기업과 정부 기관들의 관심이 높다. 사실 스마트워크란 개념은 갑자기 등장한게 아니다. 텔레워크, 원격근무, 유연한 출퇴근 등 스마트워크에 대한 개념은 이미 나와 있었다. 마이크로소프트는 이런 근무 환경 변화 흐름을 7~8년 전부터 파악하고 준비하기 시작했다. 사람들이 어떻게 하면 좀 더 효율적으로 일할 수 있는지, 일을 할 떄는 어떤 커뮤니케이션 도구가 필요한지 등을 고민하기 시작했다. 그리고 이를 자사 근무 환경에 먼저 도입하면서 실험했다. 마이크로소프트의 경우 ‘일하기 좋은 기업’으로 선정돼 3년 연속 1위를 기록하고 있다. 이제는 이런 근무환경을 다른 기업들과도 나누려고 한다.

    도안구 : 스마트워크란 무엇인가. 스마트워크에 대한 개념부터 짚고 넘어가야 할 것 같다. 마이크로소프트는 스마트워크를 어떻게 정의했는가.

    정우진 : 맨 처음 스마트폰이 나왔을 때는, 스마트폰으로 업무를 가능하게 만드는 환경이 스마트워크인 줄 알았다. 그래서 초창기에는 우리도 모바일 솔루션 쪽에 많은 중점을 뒀다. 모바일 애플리케이션 개발을 통해 그룹웨어랑 고객관계관리 기능을 추가해 관련 솔루션들을 선보였다. 그러다가 이런 스마트폰 중심의 환경은 통신사 입장이지 진정한 스마트워크가 아니라는 생각을 하게 됐다.

    스마트폰으로 근무하는 환경이 스마트워크는 아니지 않는가. 실제로 스마트워크를 하고 있는 포스코의 경우 스마트폰으로는 e메일 기능, 연락처 전송, 단순한 전자결재 기능 등만을 구현하고 있다. 스마트폰으로 일하는게 스마트워크가 아니라는 것이다. 초창기 스마트워크 때는 단순히 디바이스 전환만 이뤄졌다. 이제는 여기서 한 단계 더 나아가 출퇴근 자율제 등 탄력적인 근무 환경을 스마트워크라고 하는 경우가 많아지고 있다.

    도안구 : 스마트워크 도입을 하면서 사무 환경도 많이 변하고 있다. 각 기업들은 스마트워크 환경을 구축하면서 사무환경에도 변화를 주고 있는데, 이는 어떻게 생각하고 있는지 궁금하다.

    이승식 부장 : 국내 기업들이 스마트워크 환경을 구축하면서 가장 먼저 생각하는게 공간 변화다. 국내 기업에서는 흔히 최고경영자가 ‘창의’를 외치며 창조적인 경영을 하라고 주문하고 있다. 지금처럼 소프트웨어 산업의 가치가 높아지고 있는 상황에서 창의와 창조적인 경영은 중요하다. 하지만 공간을 바꾸고, 사무실을 해외 유명 기업처럼 바꾼다고 해서 직원들이 하루아침에 창의적으로 변하는 것은 아니다.

    정우진 : 맞는 말이다. 국내 기업들은 사무실 공간을 획기적으로 바꾸면 저절로 스마트워크 환경이 구축된 걸로 착각하고 있다. 구글 본사를 예로 들면서 사무실 환경에 새로운 환경을 조성하면 직원들이 구글처럼 혁신적인 아이디어를 내놓을거라고 생각하는데, 이게 아니다. 마이크로소프트도 물론 사무실 곳곳에 창조적인 공간을 만들어서 배치했다. 하지만 이는 무조건 따라하는 것이 아닌 자사 직원들 근무 패턴에 맞춰 개설한 것이다. 국내에는 국내에 맞는 스마트워크가 있는데, 지금 우리는 너무 외국을 따라가려는, 특히 구글이나 애플 같은 환경을 무조건 선호하고 따라가려는 경향이 있다.

    도안구 : 스마트워크 얘기가 나오면서 공간에 대한 얘기도 나오지만 클라우드와 페이퍼리스(종이 없는 업무 환경)도 단연 화제다. 포스코 같은 경우 스마트워크 환경을 도입하면서 각 층마다 프린터 1대를 설치해 무분별한 출력을 막고 있다고 들었다. 스마트워크가 지향하는 환경은 어떤 환경인가.

    정우진 : 모든 기업들이 스마트워크를 말하면서 클라우드를 함께 얘기한다. 클라우드에 데이터를 저장한다면서 수첩이 아닌 아이패드나 갤럭시 탭 같은 태블릿을 들고 다니며 근무하는 모습을 흔하게 볼 수 있다. 페이퍼리스 역시 스마트워크를 구축할 때 자주 나오는 주제다. 우선 페이퍼리스는 쓸데 없는 문서를 만드는데 들이는 시간을 줄이자는데서 도입됐다. 기획안이나 결제 서류에 시간 낭비하지 않고 간단하게 e메일 등을 날려 결재를 받은 뒤 남은 시간에 추가적인 기업 생산 활동을 하자는데 의의가 있다. 그러나 국내 페이퍼리스 환경은 조금 다르다. 도입 취지는 좋았지만 문서 출력량만 줄었을 뿐 쓸 데 없는 보고서 작성에 들어가는 시간은 예전과 똑같다. 리포트를 계속해서 만들고 있는 것이다. 그래서 포스코와 SKT는 ‘원페이퍼’라고 해서 1장에 모든 핵심을 담아 결제 받는 시스템으로 구성돼 있다고 한다. 불필요하게 발표도 하지 않을 PPT를 만들기보다는 필요한 서류만 만들어서 결제 받는 게 바로 페이퍼리스의 핵심이다.

    특이한 것은 이 문화가 국내에 제대로 자리잡기에 아직 시간이 걸리고 있다는 것이다. 스마트워크 환경을 구축해서 종이 출력도 줄이고 e메일로 보고도 하게 강제로 만들었지만, 막상 임원진들은 회의 전에 e메일을 살피기 보다는 종이 보고를 기다리고 있는게 현 스마트워크의 현실이다. 과거 대면해서 보고 받는데 익숙한 임원들이 쉽게 e메일 보고 문화를 받아들이지 못하고 있는 것이다. 스마트워크의 핵심이 빗나간 경우다.

    이지영 : 그래서 포스코는 임원진부터 스마트워크 환경에 대해 교육을 시켰다고 들었다. 아무리 열심히 교육해봤자 임원진들이 바뀌지 않으면 쉽게 스마트워크 환경이 기업 내에 도입되지 않기 때문이다.

    이승식 : 그렇다. 국내 기업들은 서로 눈치 보는 경우가 많아서 쉽게 스마트워크가 자리잡기 힘들다. 원래 기업 문화가 있기 때문에 스마트워크 환경을 도입한다고 해서 하루 아침에 기업 문화가 변하지 않기 때문이다. 마이크로소프트에서 얘기하는 스마트워크의 핵심은 ‘생산성과 효율성 향상’에 있다. 우리는 스마트워크를 얘기할 때 ‘시간’의 효율성에 대해 설명하면서 어떻게 하면 스마트워크를 효과적으로 도입할 수 있는지를 기업들에게 설명하고 있다.

    정우진 : 마이크로소프트는 스마트워크에 대해 솔루션, 서비스, 컨설팅 등 3가지로 보고 있다. 직장인의 하루 근무 시간을 분석해 어떻게 일하고 있는지, 실질적으로 업무에 활용하는 시간은 몇 시간인지, 의사소통 등 회의에는 얼마나 시간을 투자하고 있는지 등을 살펴서 스마트워크에 대해 조언하고 있다.

    일반적으로 근무 패턴을 살펴보면 8시간 근무시간 중에 2시간 정도는 회의에, 또 다른 2시간은 보고서 작성에, 3시간은 실질적인 업무에, 나머지 1시간은 밥 먹거나 담소를 나누는 데 사용하고 있다. 스마트워크의 핵심은 이 시간을 어떻게 효율적으로 사용해서 기업 생산성을 높이는 데 달려있다라고 본다.

    이승식 : 우선 마이크로소프트는 익스체인지, 링크, 오피스 등 다양한 업무 솔루션들을 통해 기업들이 효율적으로 근무할 수 있게 돕고 있다.

    정우진 : 그 다음에 어떻게 공간을 구성할 건지 각 기업에게 제안한다. 각 기업이 어떻게 일하는지 모니터링을 통해 각 기업 환경에 걸맞는 공간 설계를 컨설팅 해준다. 각 기업마다 자율 좌석제가 얼마나 필요한지, 공동으로 토론한 공간을 어느정도 필요한지 등이 달라지기 때문에 효과적인 스마트워크를 구축할 수 있게 적극적인 도움을 아끼지 않고 있다.

    사실 이 공간 구현에서 사무실 직원들과 마찰이 가장 많이 발생한다. 일반 직원들 경우 자기 책상이 사라진다라는 인식이 강해서 자율좌석제 같은 스마트워크 환경을 선호하지 않는다. 흔히 해고할 때 자기 책상에서 짐을 정리하는데, 마치 자율좌석제 같은 스마트워크 환경이 자기 공간을 뺏는다는 인식을 주기 때문이다. 마이크로소프트도 컨설팅 할 때 이 점을 오해없이 전달하는데 가장 많은 시간을 투자했다. 자기 책상이 없다고 해서 자기 근무가 없어지는 게 아니며, 자율적인 좌석을 통해 직원들이 누릴 수  있는 이점이 무엇인지 등에 대해 설명하는데 많은 시간을 투자했다.

    이승식 : 그 예로 마이크로소프트는 호주 시드니 사무실의 스마트오피스 환경을 컨설팅할 때, 어떻게 하면 직원들이 편안하게 일할 수 있을지를 고민해서 설계한 뒤 조언했다. 자기 책상이 있다고 해서 일을 잘 할 수 있는게 아니다. 담배 피우면서, 커피 마시면서 나눌 때 얘기가 진짜 아이디어란 말이 있듯이 정형화된 의사소통이 아닌 활발한 의사소통을 할 수 있게 사무실 공간을 바꾸는데 중점을 뒀다. 국내 기업의 경우 앞으로 내후년 정도면 이런 문화가 정착돼 스마트워크에 대한 개념이 정립되지 않을까 싶다.

    정우진 : 그렇다. 꼭 사무실에서 하루종일 앉아서 일해야만 일이 되는 것은 아니다. 스마트워크의 핵심은 회사 밖에서 일하던 안에서 일하던 모든 것을 생산적으로 바꾸는 데 있다. 굉장히 다양한 환경에서 일하기 때문에 일하는 업무 유형에 따라 IT 서비스를 매칭해 최적화된 환경에서 근무할 수 있도록 돕는게 솔루션과 서비스의 역할이다. 이를 바탕으로 나중엔 국내에도 점심시간에 샌드위치 먹으면서 일하고 오히려 일찍 퇴근하는 문화가 정착될지도 모른다는 생각이 든다.

    도안구 : 모바일 오피스 환경을 보니 무선랜 환경에 따라서 직원들이 오히려 근무하기 힘들어 하는 모습을 봤다. 직원들이 갖고 온 기기를 무선 접속에 허가해줘야 하는 지 등의 문제도 있는 것 같았다.

    정우진 : 요즘 기업들이 흔히 겪는 문제다. 스마트폰이나 태플릿 같은 자신이 사용하던 기기를 작업 환경에 갖고 와서 인증해 달라고 하는데, 기업들은 갈등한다. 대략 80~90%의 기기가 직원들이 개인적으로 구매해서 회사에 가지고 오는 것으로 파악되고 있다. 기업들이 이를 어떻게 처리해야 할 지 고민하고 있다. 개인 것인데 그 기기안에서 회사 업무를 볼 수 있도록 했기 때문이다.

    우리 내부의 변화도 있다. 마이크로소프트도 그동안 계속 우리 환경만 고집했던 것에서 벗어나 다양한 기기와 환경을 인정해주자는 쪽으로 움직이고 있다. 안드로이드, iOS 등 다양한 환경을 마이크로소프트 솔루션도 지원하자는는 쪽으로 움직이고 있다. 스마트오피스 환경에선 다양한 기기에 접속해 통합 인프라 관리 솔루션과 결합해 클라우드 환경에서 협업할 수 있는데 초점이 맞춰져 있다.

    도안구 : 한국마이크로소프트 직원 중 애플의 맥북에어를 들고 나와 발표하는 분은 처음봤다. (웃음) 정말 바뀌려나 보다.

    이승식 : 오랜 경험을 통해서 얻은 건, 다양한 환경을 지원해야 살아남을 수 있다는 것이다. 스마트워크의 본질을 사람들의 일하는 방식을 바꾸자이다. 그동안 소프트웨어 솔루션만 도입하면 이 환경이 저절로 구축되는지 알고 있었다. 이제는 다양한 환경을 지원하고 관리할 수 있게 돕는 것. 그게 바로 스마트워크 솔루션의 핵심인 듯 하다.

    또한 스마트워크의 핵심이 기기를 나눠줬다고 해서 이뤄지는데 있지 않다. 스마트기기를 통해 현명하게 일해야 하는지를 알려주고 교육시키는데 있다. 제대로 활용해야 스마트워크가 구현되기 때문이다.

    도안구 : 그러나 실제 솔루션 위주로 설명을 많이 하지 않았나. 접근 방식을 바꾼건가.

    이승식 : 최근 스마트워크 앞에선 솔루션이 아닌, 어떻게 솔루션을 활용하고 스마트워크 환경이 무엇인지를 알려주는데 더 초점을 맞추고 있다. 우선 공간에 대한 스마트워크 환경은 대기업 위주다. 스마트워크 환경을 구축한다고 해서 반드시 사무실 환경을 바꾸고 새롭게 단장해야 하는 것은 아니다.

    이지영 : 중소기업의 경우 자신들도 스마트워크 환경을 도입하고 싶어 하지만, 솔루션 구입은 물론 사무실 근무 환경을 완전히 다 바꿔야 한다고 이해하고 있다. 스마트워크 구축에는 비용이 많이 들어간다고 생각한다.

    이승식 : 앞서 설명했듯, 공간을 바꾸거나 솔루션을 도입한다고 해서 스마트워크가 되는게 아니다. 이 환경을 토대로 원활하게 근무할 수 있는 환경이 구축되고 스마트워크 환경을 제대로 누릴 수 있어야 스마트워크라고 할 수 있다. 실제로 스마트워크 환경을 도입하는데는 기업의 노력이 가장 필요하다. 새로운 환경을 받아들일 자세만 있으면, 스마트환경을 기업 규모에 상관없이 누구나 도입해서 활용할 수 있다.

    정우진 : 그래서 마이크로소프트가 단순한 솔루션 제공이 아닌 컨설팅으로 스마트워크 중심을 옮겼다. 고객들에게 스마트워크가 무엇인지에 대해 명확히 알려주고, 이를 작업 환경에 원활하게 도입될 수 있는게 스마트워크에 핵심이라고 봤다.

    도안구 : 스마트워크가 하나의 유행처럼 받아들여지게 될까 걱정이다. 프로세스를 개선할 때 꾸준한 투자와 지속적인 모니터링이 있었듯이 이 부분 또한 단기적 성과 못지 않게 장기적인 안목을 가지고 접근했으면 좋겠다. 일하는 공간을 바꾸고 나서 일하는 방식을 바꾸고 궁극적으로 일하는 문화를 하나씩 개선해 나가는 것이 스마트워크가 지향하는 궁극적인 목표라는 점이 인상깊었다.