우리가 흔히 약속을 할 때 "다음 주에 한 번 뵙겠습니다", "언제 소주 한 잔 하시죠" 등의 막연한 약속을 할 경우가 많다. 영업대표는 이러한 막연한 약속을 하면 곤란하다. 막연한 약속은 지키지 않겠다는 의미가 포함된 것이다.
약속은 명확하게 "다음 주 수요일 11시에 방문하여 30분가량 미팅을 가진 후 점심을 같이 하시는 것으로 하겠습니다. 어떠신지요?", "내일 저녁 약속이 있으신지요. 없으시다면 제가 6시에 회사로 찾아뵙겠습니다" 등 시간을 구체적으로 정하고 이를 지켜야 서로의 신뢰 및 관계가 형성되는 것이다.
나의 경우에는 이렇게 상대에게 형편을 미리 묻는 편이고 방문 날짜까지 시간이 많이 남아 있을 경우엔 약속 하루 정도 사전에 확인 연락을 취하곤 한다.
친구, 선후배, 동료간에도 "언제 밥이나 한번 먹자"라고 이야기 하지 않은 것이 좋다. 만날 마음이 없으면 다른 말로 인사말을 대신하는 것이 좋다. 그렇게 이야기 하는 것은 '빈말'을 양산하고 다니는 사람으로 비쳐질 수 있기 때문이다.
업무 미팅을 위한 타사의 방문 시간을 정하는 것에도 요령이 있는데 출퇴근 시간이나 점심식사 시간은 피하여 정하는 것이 기본이고 방문처의 경우 집중근무 시간대를 미리 알아보고 시간을 정한다. 비즈니스를 위한 미팅 약속을 잡고 이동할 경우 이동거리와 시간을 고려하지 않을 수 없다. 교통 체증이 심하여 차가 막힌다거나 하는 등의 사유를 상대편에게 언급한다는 것은 자신 뿐 아니라 회사를 대표하는 차원에서도 좋지 않다.
중요한 전시회를 치루기 위해 제안서를 낸 업체중 최종 결정된 4개 업체를 불러 심사를 하는 날이었다. 그 가운데 정해진 약속시간을 맞추지 못하고 유독 늦는 업체가 한 군데 있었다. 사실 내용상으로는 지각했던 업체의 것이 제일 좋긴했으나 고객과의 기본적인 시간 약속을 어긴 것을 감안했을 때 책임감과 성실성으로 연계되는 면에 있어 우리의 일을 믿고 맡길만한 신뢰감이 들지는 않아 최종 심사에서 탈락시킨 일이 있다.
또한 내가 '갑'이고 상대가 '을'이라고 해서 비즈니스 미팅에 조금 늦어도 된다는 식의 발상을 한다거나 상대 업체가 그다지 우리에게 중요하지 않으니 약속 시간에 조금 늦는 것을 크게 감안하지 않아도 된다거나 하는 등, 기본 매너와 태도에서 어긋나는 예외적인 것은 있을 수 없다. 약속 시간에 늦을수록 개인적으로 늦은 미안한 마음 때문에 협상시 불리해 질 수 밖에 없는 것이다. 더 중요한 것은 기다리는 동안 그 사람의 나쁜 점만 떠올리면서 기다리고 있게 된다는 점이다.
회의시간. 비즈니스 미팅 등 타인과의 약속을 지키는 것은 비즈니스의 기본 매너다. 모든 준비가 끝나고 상담을 시작하는 시간이 바로 약속시간이다. 회의시간 5분전에 입실하여 준비하는 습관이 필요하며 시계를 5분 빨리 설정해 두는 것도 요령일 수 있다. 또한 약속에 늦을 것 같은 경우에는 적어도 5분전에는 반드시 미리 연락을 취해야 한다.