보다 효율적인 실시간 협업을 위하여 첫번째로 이야기 하고자 하는 바는 바로 사람과 시스템간의 커뮤니케이션을 통한 업무 수행이다.
Real-time Collaboration (실시간 협업)을 이야기할 때 항상 어느 누구나 사람과 사람간의 커뮤니케이션을 가정하고 이야기를 풀어 나갈 것이다. 하지만 반드시 실시간 커뮤니케이션의 상대방이 사람이어야만 하는 것일까? 물론 기업내 조직 구성원으로서 업무를 수행하는 경우 커뮤니케이션을 필요로 하는 대부분의 일들은 사람과 사람간의 협업이 많은 부분을 차지한다라는 사실에는 변함이 없겠지만 반면에 간단하게 확인하고자 하는 일들 또는 좀 더 신속하게 확인하고 주요 업무를 수행하는데 도움이 되는 부가적인 일들이 있을 것이고 이러한 성격의 일들은 다른 상대방을 통하여 확인하게 될 경우 오히려 그 사람이 업무를 수행하는데 방해가 될 수 있다는것 또한 사실이다.
간단한 예를 들자면, 이미 기업내에서 많은 사람들이 (공용 메신저이건 기업용 메신저이건) 다양한 메신저를 사용하고 있으며, 이를 통하여 다른 사람들과 커뮤니케이션을 수행하고 있을 것이다. (물론 최근 들어서는 공용 메신저에 대한 업무 비효율성 또는 보안등과 같은 다양한 이유로 인하여 공용 메신저 대신 기업용 메신저를 사용하는 기업도 늘고 있는 추세이긴 하지만…) 한 창 중요한 업무를 맡아서 제한된 시간 내에 마무리를 해야 하는 상황이며, 미처 메신저를 꺼두거나, 자신의 온라인 상태를 “수신사양”으로 설정하지 못 한 상태에서 누군가가 자신에게 자기 부서에 있는 다른 누군가의 전화번호를 물어 보거나, 자신에게는 그리 중요하지 않은 간단한 정보를 물어 보는 채팅으로 인하여 업무 수행에 지장을 받게 되는 경우가 종종 있었을 것이다.
위에서도 간단하게 언급 하였지만, 다른 부서에 있는 누군가의 정보(간단한 인사정보)를 알고자 할 때 여러분들은 어떤 경로를 통하여 알게 되는가? 먼저 나의 경우 다음과 같이 정보를 구하게 된다.
1.로그인 되어 있는 메신저를 띄운다.
2. “Bluepages Bot”이라는 아이콘을 클릭하여 채팅창을 띄운다.
3.“Who is [사람이름]”을 채팅창에 입력한다.
4. 채팅창에서 전달해주는 내용을 보고 확인한다.
이 경우 내가 찾고자 하는 문의 사항에 대하여 채팅창 저 건너편에 있는 사람이 아닌 시스템이 질문을 받아서 그 뒤에 있는 디렉토리 정보 또는 다른 인사정보를 포함하고 있는 시스템에서 정보를 찾아서 나에게 전달해 주는 것이다. 참고로 Bluepage 라는것은 IBM 내에서 제공하는 인사정보 관련 서비스를 지칭하는것이다.
Sametime Bot을 이용하여 필요한 정보를 찾는 방식이 기존 웹브라우저를 이용한 경우보다 어떠한 장점이 있는지에 대하여 다음 작업 절차를 기반으로 생각해 보도록 하자.
가정을 해 보도록 하자. 당신이 IBM 직원이며, 나에 대한 전화번호를 찾고자 할 경우 가장 일반적인 방법은 아래와 같을 것이다.
1.웹 브라우저를 띄운다.
2.IBM 직원 포탈 사이트로 이동
3.포탈 초기 화면이 모두 나타날 때 까지 기다려야 할 것이다. (그리 오래 걸리진 않겠지만…)
4.로그인 절차를 거친 후 인사정보 검색창에 “김기영” 이라는 이름을 입력한다.
5.그리고 Enter 를 누른다. 또는 Go 버튼을 클릭한다.
6.검색 결과 페이지가 모두 나타날 때 까지 기다린다.
7.검색 결과 리스트를 살펴본 후 당신이 원하는 항목을 클릭한다.
8.“김기영”에 대한 전화 번호 정보를 확인한다.
보통의 일반적인 기업 문화를 기반으로 볼 때 그룹웨어를 사용하는 사람이라면 위 과정이 그리 상이하진 않을 것이다. 하지만 위 과정을 수행할 때 네트워크 상에서 전송되는 많은 오버헤드 데이터(이미지, 서버 트래픽…)들이 존재 할 것이고 페이지 로딩에 대하여 불필요하게 기다리는 시간도 필요하게 된다.
자 그럼 이제 Sametime Bot을 이용하여 위와 같은 동일한 작업을 수행하게 되는 단계를 살펴보도록 하자.
1.당신의 Sametime 메신저를 구동시킨다. (통상적으로 OS 부팅과 함께 로딩 되어 있을 것이다.)
2.버디리스트에서 “BluePages Bot” 아이콘을 클릭한다. (다른 사람과 채팅을 수행고자 할 경우와 동일하게 채팅창이 나타날 것이다.)
3.채팅창에 “Whois 김기영” 이라고 입력하자.
4.결과 리스트에서 당신이 원하는 항목에 대하여 숫자를 입력한다. (검색 결과가 여러명일 경우)
5.김기영에 대한 기본적인 정보 (업무 위치, email, 전화번호, tieline, notes ID…) 들을 알 수 있다.
동일한 결과를 얻게 되는 과정이지만 보다 단순하면서도 간단하게 정보를 얻게 되는 것이다. 이 뿐만 아니라, 상대적으로 기존 웹 브라우저를 통한 방법에 비하여 네트워크 부하 측면에서도 아주 가벼운 트랜잭션이 일어나게 된다. 실제로 웹 브라우저만을 통한 그룹웨어 업무들을 수행하게 될 경우와 메신저에서 필요한 업무를 연동하여 사용하게 될 경우를 비교해 보면 네트워크 또는 서버 리소스 사용 측면에서도 많은 향상을 가져 오게 될 것이다.
이 외에도 내가 사용하는 메신저에는 사람이 아닌 상대방을 통하여 답을 얻을 수 있는 다양한 Sametime Bot들이 있다. 그 중 자주 사용하는 “WhatIs Bot”은 IBM 내에서 사용되어 지는 많은 약어들(FTSS, SSR, PBC, IDP…)에 대하여 처음 접하게 되거나, 약어로는 알고 있어도 전체 단더 단어를 통한 의미를 파악하기 위하여 유용하게 사용되어 지고 있는 Bot 이다. 물론 기업의 업무 유형이나 문화에 따라 다양한 Bot을 만들어 이용할 수 있을 것이다.
